ÖKC (Yazarkasa) Nedir, Nasıl Kurulur? POS Sistemi ile Farkı
ÖKC (Ödeme Kaydedici Cihaz / yeni nesil yazarkasa), satışı yasal olarak kaydeden, Gelir İdaresi'ne bağlı cihazdır. ÖKC'nin ne olduğunu, nasıl kurulduğunu ve POS sisteminden farkını açıklıyoruz.
ÖKC, Ödeme Kaydedici Cihaz'ın kısaltmasıdır; halk arasında yazarkasa olarak bilinir. Yeni nesil ÖKC'ler satışları yasal olarak kaydeden, mali fiş kesen ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile iletişim kuran cihazlardır. Türkiye'de perakende ve yeme-içme işletmelerinin büyük kısmı için ÖKC kullanımı yasal bir zorunluluktur.
Bu yazıda ÖKC'nin ne olduğunu, nasıl kurulduğunu ve en çok karıştırılan üç kavramı — yazarkasa, restoran POS yazılımı ve sanal POS — birbirinden ayırıyoruz. Sonunda da restoran yazılımının yazarkasayla ilişkisini, bugün gerçekten ne yapıp ne yapmadığını açıkça yazıyoruz.
Yeni nesil ÖKC türleri
- Basit veya bilgisayar bağlantılı ÖKC: — Tek başına ya da bilgisayara bağlı çalışan yazarkasalar. Genelde küçük hacimli ve tek noktalı satışta tercih edilir.
- EFT-POS özellikli ÖKC: — Hem mali fiş kesen hem banka kartı tahsilatı yapan birleşik cihazlar. Yeme-içme ve perakendede sık tercih edilir, çünkü kasada tek cihazla hem tahsilat hem fiş işi biter.
Cihaz seçimi göründüğünden daha önemlidir. Yeme-içmede masaya götürülen taşınabilir bir cihaz mı, kasada sabit duran bir cihaz mı istediğiniz; cihazın kendi ara yazılımının dışarıya bildirim (webhook) gönderip gönderemediği; servis ağının bölgenizde ne kadar hızlı olduğu. Bu üç soruyu satın almadan önce sormak, sonradan yaşanacak entegrasyon sorunlarının çoğunu baştan eler.
ÖKC nasıl kurulur
Kurulum teknik değil, öncelikle yasal bir süreçtir:
- GİB tarafından onaylı bir ÖKC marka ve modeli yetkili bayiden alınır.
- Cihaz, işletme bilgileriyle yetkili servis tarafından mali olarak aktive edilir (mali hafıza yüklenir).
- Vergi dairesine ÖKC kaydı yapılır ve levha alınır.
- Cihaz, GİB ile iletişim kurabilmesi için internete bağlanır.
Bu adımların hiçbirini bir yazılım firması sizin yerinize yapamaz; süreç yetkili servis ve mali müşavirinizle yürütülür. Yazılım tarafı ancak cihaz mali olarak çalışır hâle geldikten sonra devreye girer.
ÖKC, restoran POS yazılımı ve sanal POS: üçü ayrı şey
Bu üç kavram sürekli birbirine karışıyor. Ayrımı net koyalım.
| ÖKC (yazarkasa) | Restoran POS yazılımı | Sanal POS (online ödeme) | |
|---|---|---|---|
| Temel işi | Satışı yasal kaydetmek, mali fiş kesmek | Sipariş, adisyon, mutfak, stok, rapor yönetmek | İnternetten, kart fiziksel olmadan tahsilat |
| Zorunlu mu | Genelde yasal zorunluluk | Zorunlu değil, operasyonel tercih | Zorunlu değil, satış kanalına bağlı |
| Kimden alınır | GİB onaylı marka, yetkili bayi | Yazılım sağlayıcısı | Banka veya ödeme kuruluşu |
| Kart fiziksel çekilir mi | EFT-POS'lu modellerde evet | Hayır | Hayır |
| Bastığı belge | Mali fiş | Adisyon ve mutfak fişi (mali belge değil) | Belge basmaz, işlem kaydı üretir |
En sık yapılan hata, restoran yazılımının bastığı adisyonu mali belge sanmaktır. Panelden çıkan adisyon veya mutfak fişi bir hesap dökümüdür; mali fiş yalnız ÖKC'den çıkar. POS kavramının kendisini ayrıca POS sistemi nedir yazısında, adisyonun ne olduğunu adisyon nedir yazısında açıkladık.
restorantakibi.com yazarkasayla nasıl çalışıyor
restorantakibi.com bir operasyon ve adisyon yönetim sistemidir; ÖKC'nin yerini almaz, onunla birlikte çalışacak şekilde tasarlanmıştır. Bu başlıkta ne çalıştığını ve ne çalışmadığını ayrı ayrı yazıyoruz, çünkü bu konuda abartılı vaat vermek işletmeciyi kurulum günü zor durumda bırakır.
Panelde dokuz ayrı POS/yazarkasa kartı vardır: genel POS, Beko ve Token (bulut bağlantılı), Ingenico, Verifone, Hugin, Pavo, inPOS ve Olivetti (yerel ağda GMP-3 veya benzeri protokolle çalışanlar).
Bugün gerçekten çalışan yön: cihazdan panele
Kasa personeli ödeme türünü seçer ve kartı cihazdan normal şekilde çeker. Satış panele kaydedilir, ciroya ve gün sonu raporuna girer. Bu, hiçbir ek entegrasyon gerektirmez.
Cihazınızın ÖKC ara yazılımı satış bildirimi (webhook) gönderebiliyorsa bir adım ileri gidebilirsiniz: entegrasyonu aktif eder, panelde oluşan webhook adresini cihaz tarafındaki bildirim alanına yapıştırırsınız. Bundan sonra cihazdaki satışlar panele otomatik düşer, tahsilat kaydı oluşur ve reçeteli ürünlerde stok kendiliğinden azalır.
Bulut bağlantılı cihazlarda (Beko, Token) girilecek bilgiler bellidir: Client ID, Client Secret ve Terminal ID. Yerel cihazlarda ise cihazın IP adresi ve terminal modeli istenir.
Bugün çalışmayan yön: panelden cihaza tutar gönderme
Açıkça yazalım: panelden yazarkasa cihazına adisyon tutarı gönderme bugün kullanıma açık değildir. Yerel ağda çalışan GMP-3 cihazlara buluttan doğrudan ulaşılamaz; bunun için restoranda çalışan bir köprü ajanı gerekir ve bu ajan henüz yayında değildir. Yol haritasındadır; hazır olduğunda ilgili entegrasyon kartında görünür.
Bunu "yakında" diye geçiştirmiyoruz çünkü ikisi arasındaki fark kasada çok somuttur: bugün tutar kasiyer tarafından cihaza elle girilir. Konunun teknik ayrıntısını POS ve yazarkasa entegrasyon altyapısı yazısında ve POS yazarkasa entegrasyonu sayfasında ayrıca yazdık.
Kart verisi ne oluyor
Kart verisi panelde saklanmaz. Tutulan şey işlem sonucu, tutar, ödeme yöntemi, sağlayıcı adı, referans numarası ve zamandır. Kişisel veri silme talebi geldiğinde de bu ayrım korunur: müşteri kişisel bilgileri temizlenir ama mali kayıtlar mevzuat gereği ayrı tutulur.
Gün sonu: Z raporu, kasa sayımı ve iş günü
ÖKC kendi Z raporunu keser. Yazılım tarafındaki gün sonu ise operasyonel gün sonudur ve ikisini karıştırmamak gerekir.
Panelde kasa gün sonu ekranında beklenen tutar sistemden hesaplanır; siz nakit, kart, online ve yemek kartı sayımlarınızı girersiniz; fark otomatik çıkar. Kapanış kaydı denetim günlüğüne yazılır ve önceki hâliyle birlikte saklanır, yani yanlış girilen bir kapanış geri alınabilir.
Burada işletmelerin en sık atladığı ayar Z raporu başlangıç saatidir. Gece 03:00'te kapanan bir işletmede iş günü takvim günüyle aynı değildir; saat 02:00'deki sipariş hâlâ dünün vardiyasına aittir. Bu saati doğru ayarladığınızda hem gün sonu raporunuz hem sipariş numaralarınız aynı iş gününü gösterir. Rapor tarafının tamamı restoran raporlama ve analiz yazısında.
Ödeme yöntemleri neden tek sözlükte toplanıyor
Kasa gün sonunun doğru çalışması için ödeme yöntemi adlarının tek bir listede toplanması gerekir. Kasadan "nakit", mobil uygulamadan "kart", masa kapamadan "yemek kartı" gelen kayıtlar farklı yazımlarla geldiğinde raporlar bunları ayrı kovalara koyar ve fark tutmaz.
Panelde sekiz kanonik yöntem vardır; sadakat puanı bunlardan biridir ve bilerek nakitten ayrı tutulur, çünkü puanla ödeme kasaya para girişi değildir. Multinet, Sodexo, Setcard gibi adlar yemek kartı kovasına, sanal POS ve platform tahsilatları online kovasına iner.
Sadakat puanı bilerek ayrı bir yöntem olarak tutulur. Puanla ödenen tutar kasaya giren para değildir; daha önce verilmiş bir hakkın kullanılmasıdır. Nakit veya "diğer" içine karıştırılırsa sayım her akşam tutmaz ve nedeni bulunamaz.
Kasa bilgisayarı, vardiya ve çok kasalı işletme
Yazarkasanın yanında bir kasa bilgisayarı kullanıyorsanız kurulum tek seferliktir. Kasa masaüstü uygulaması indirilir ve işletme sahibi hesabıyla bir kez cihaz eşleştirmesi yapılır. Eşleşmenin ömrü 60 gündür, sahip şifresini değiştirdiğinde ise anında düşer. Önemli olan güvenlik tarafı şudur: cihazda sahiplik bilgisi tutulmaz, yani kasa bilgisayarını eline geçiren biri yönetici hesabına erişemez. Kurulumun adım adım anlatımı kurulum süresi ve teknik bilgi yazısında.
Günlük kullanımda personel kendi PIN'iyle girer; PIN'i ilk girişte kendisi belirler. Vardiya değişiminde çıkış yapmak kilit ekranına döner, cihaz eşleşmesini bozmaz. Birden fazla kasa bilgisayarı bağlamak için aynı kurulumu her makinede tekrarlarsınız; her cihaz ayrı eşleşir.
Fiş yazdırma: hangi fiş nereden çıkar
Kasa masaüstü uygulamasıyla adisyon ve mutfak fişleri diyalogsuz, sessiz yazdırılır. Desteklenen kağıt profilleri 58 mm, 80 mm ve 112 mm termal ile A5 ve A4'tür. Ağ (IP'li) termal yazıcıda ESC/POS verisi doğrudan 9100 portundan gönderilir, ayrı sürücü kurulmaz.
Tekrar altını çizelim: bu fişler mali belge değildir. Mali fiş ÖKC'den çıkar. Uygulamanın kurulumu ve yazıcı bağlantısı için kurulum sayfasına, indirme bağlantıları için indir sayfasına bakabilirsiniz.
e-Arşiv ve e-Fatura tarafı
Müşteri fatura istediğinde ÖKC fişi yeterli olmayabilir. Panelde Paraşüt bağlantısı kuruluysa siparişten doğrudan belge kesilebilir: alıcının vergi numarası 10 haneliyse e-Fatura, değilse e-Arşiv üretilir. Fiyatlar KDV dahil girildiği için net ve KDV tutarı otomatik ayrıştırılır, ürün opsiyonları kalem adına eklenir.
İki tasarım kararı önemlidir. Kesim talep üzerine ve tek tek yapılır; otomatik toplu kesim yoktur, çünkü fatura kesmek geri alınamaz mali bir işlemdir. Ve aynı sipariş için ikinci kez fatura kesilmez; daha önce başarıyla kesilmişse mevcut kayıt döner.
Ters yön de vardır: aldığınız alış faturalarının UBL-TR XML dosyasını yükleyip stok kalemlerini otomatik artırabilirsiniz. Entegrasyon ailelerinin tamamını WhatsApp, ödeme, Google ve muhasebe entegrasyonları yazısında karşılaştırdık.
Yazarkasam varken restoran yazılımına neden ihtiyacım olsun
Meşru bir soru. Cevap, ÖKC'nin ne ölçtüğüyle ilgili.
ÖKC satışın tutarını ve zamanını yasal olarak kaydeder. Hangi masanın kaç dakika beklediğini, hangi ürünün kaç kez iptal edildiğini, hangi kanalın komisyon ve ambalaj sonrası ne kazandırdığını, hangi malzemenin reçeteye göre ne kadar erimesi gerekirken ne kadar eridiğini ölçmez. Bunlar operasyon sorularıdır ve cevapları mali hafızada yoktur.
Pratik ayrım şudur: tek kasalı, menüsü küçük, paket servisi olmayan bir büfede ÖKC tek başına yetebilir. Masa servisi, paket servis, online platform siparişi, birden fazla personel ve stok takibi devreye girdiği anda ÖKC'nin yanına bir operasyon katmanı gerekir. İkisi rakip değildir; biri yasal kayıt, diğeri işletme yönetimidir. Yeni açılacak bir işletmede bu iki katmanın hangi sırayla kurulacağını kafe nasıl açılır yazısındaki açılış listesinde adım adım çıkardık.
Restoran panelini ücretsiz deneyin
Sık Sorulan Sorular
ÖKC ile POS sistemi arasındaki fark nedir?
ÖKC satışı yasal olarak kaydeder ve mali fiş keser; genelde yasal zorunluluktur. POS sistemi ise işletmenin operasyonunu (sipariş, adisyon, mutfak, stok, rapor) yönetir ve zorunlu değildir. İkisi rakip değil tamamlayıcıdır: biri yasal kayıt, diğeri işletme yönetimi içindir.
Restoran yazılımı yazarkasanın yerine geçer mi?
Hayır. restorantakibi.com mali fiş kesmez ve ÖKC'nin yerini almaz. Panelden basılan adisyon ve mutfak fişleri hesap dökümüdür, mali belge değildir. Mali fiş yalnız GİB onaylı ÖKC cihazından çıkar.
Panelden yazarkasaya adisyon tutarı gönderebilir miyim?
Bugün hayır. Panelden cihaza tutar gönderme (köprü ajanı) yol haritasındadır, henüz kullanıma açık değildir; yerel ağda çalışan GMP-3 cihazlara buluttan doğrudan ulaşılamadığı için restoranda çalışan bir ajan gerekir. Bugün tutar kasiyer tarafından cihaza elle girilir.
Yazarkasadaki satış panele otomatik düşer mi?
Cihazınızın ÖKC ara yazılımı satış bildirimi (webhook) gönderebiliyorsa evet. Entegrasyonu aktif eder, panelde oluşan webhook adresini cihaz tarafındaki bildirim alanına yapıştırırsınız; satışlar panele düşer, tahsilat kaydı oluşur ve reçeteli ürünlerde stok azalır. Bu özellik cihaz ve ara yazılıma bağlıdır.
Hangi yazarkasa markaları için kart var?
Panelde genel POS kartının yanında Beko ve Token (bulut bağlantılı), Ingenico, Verifone, Hugin, Pavo, inPOS ve Olivetti kartları vardır. Bulut cihazlarda Client ID, Client Secret ve Terminal ID; yerel cihazlarda cihaz IP adresi ve terminal modeli istenir.
Kart bilgilerim panelde saklanıyor mu?
Hayır. Kart verisi saklanmaz. Tutulan şey işlem sonucu, tutar, ödeme yöntemi, sağlayıcı adı, referans numarası ve zamandır. Kişisel veri silme talebinde müşteri bilgileri temizlenir ama mali kayıtlar mevzuat gereği ayrı tutulur.
ÖKC'nin Z raporu ile paneldeki gün sonu aynı şey mi?
Hayır. ÖKC kendi Z raporunu mali hafızasından keser. Paneldeki gün sonu operasyonel kapanıştır: beklenen tutar sistemden hesaplanır, nakit, kart, online ve yemek kartı sayımlarınızı girersiniz ve fark otomatik çıkar. Kapanış kaydı denetim günlüğüne yazılır ve gerekirse geri alınabilir.
Gece geç kapanıyoruz, gün sonu nasıl ayarlanır?
Z raporu başlangıç saatini işletmenize göre ayarlarsınız. Saati 03:00 yaparsanız gece 02:00'deki sipariş dünün vardiyasına yazılır. Sipariş numarasındaki gün eki de aynı kaynaktan hesaplandığı için rapordaki gün ile sipariş numarasındaki gün her zaman aynı olur.
Müşteri fatura isterse ne yapmalıyım?
Paraşüt bağlantısı kuruluysa siparişten doğrudan belge kesebilirsiniz: alıcının vergi numarası 10 haneliyse e-Fatura, değilse e-Arşiv üretilir. Kesim talep üzerine ve tek tektir; aynı sipariş için mükerrer fatura oluşmaz. Kesmeden önce önizleme alarak ne kesileceğini görebilirsiniz.
Küçük bir büfeyim, ÖKC tek başına yeter mi?
Tek kasalı, menüsü küçük ve paket servisi olmayan bir işletmede yetebilir. Masa servisi, paket servis, online platform siparişi, birden fazla personel ve stok takibi devreye girdiğinde ÖKC bu soruları ölçmediği için yanına bir operasyon katmanı gerekir; mali hafıza hazırlık süresini, iptal örüntüsünü veya kanal kârlılığını kaydetmez.